Faire intervenir un formateur

1L’essentiel

• Une obligation de preuve : l’organisme justifie des titres et qualités de toute personne qui enseigne ou encadre, à quelque titre que ce soit, et du lien entre ces titres et la formation assurée (L.6352-1). Sans cette preuve, l’action peut être réputée inexécutée et son financement remboursé (L.6362-3), et le manquement sanctionné par une amende administrative (L.6356-1).
• Trois grandes voies : le contrat de travail, y compris le CDD d’usage et le formateur dit occasionnel ; le contrat de prestation avec un formateur indépendant, qui se déclare alors comme organisme de formation ; le portage salarial.
• Le statut suit la réalité : un indépendant qui travaille sous les ordres de l’organisme peut être requalifié en salarié, et un agent public ne forme à côté de son emploi qu’avec l’autorisation de son administration.

2Ce que dit le texte

Justifier des titres et qualités

L’organisme « doit justifier des titres et qualités des personnels d’enseignement et d’encadrement qui interviennent à quelque titre que ce soit » dans ses prestations, et de la relation entre ces titres et qualités et les prestations réalisées (L.6352-1). L’expression « à quelque titre que ce soit » vise le salarié comme l’indépendant.

La sanction est d’abord financière : l’action assurée par un formateur qui ne dispose pas des diplômes, certificats, titres, attestations, autorisations et qualités requis est réputée inexécutée, et les sommes sont remboursées à celui qui l’a financée (L.6362-3). Il en va de même pour une formation préparant à une profession réglementée ou de santé, assurée par des formateurs qui ne remplissent pas les conditions exigées.

Les incapacités

Nul ne peut, même de fait, exercer une fonction de direction, d’enseignement aux apprentis ou d’administration dans un organisme de formation s’il a été condamné pénalement pour des faits constituant des manquements à la probité, aux bonnes mœurs et à l’honneur (L.6352-2). Le texte vise l’enseignement aux apprentis, et non l’ensemble des formateurs, mais la direction et l’administration de tout organisme.

Les statuts possibles

Le formateur occasionnel en détail

L’assiette forfaitaire, facultative, est un barème par tranches de rémunération journalière, revalorisé chaque année et publié par l’Urssaf. Elle s’applique aux cotisations de sécurité sociale ainsi qu’à la CSG et à la CRDS ; la retraite complémentaire, l’assurance chômage et l’AGS restent calculées sur la rémunération réelle.

Au-delà de trente jours civils dans l’année pour le même organisme, les cotisations de toute l’année sont recalculées sur la rémunération réelle.

Les cumuls

Un salarié d’une autre entreprise peut former en parallèle, sous deux réserves : son obligation de loyauté envers son employeur, et la durée maximale du travail, qui s’apprécie tous emplois salariés confondus (L.8261-1) ; l’organisme ne doit pas recourir à un salarié qui la dépasse (L.8261-2).

Un agent public, fonctionnaire ou contractuel, peut exercer « l’enseignement et la formation » à titre d’activité accessoire, sur autorisation écrite et préalable de son autorité hiérarchique (Code général de la fonction publique, L.123-7 et R.123-8). Il peut exercer cette activité comme micro-entrepreneur, et un silence de l’administration pendant un mois vaut refus.

Ce qu’exige le référentiel qualité

L’indicateur 21 demande à l’organisme de déterminer, mobiliser et évaluer les compétences de ses intervenants internes et externes, adaptées aux prestations. Le glossaire range les formateurs occasionnels parmi les intervenants internes, et les sous-traitants parmi les externes.

L’indicateur 22 demande d’entretenir et de développer les compétences des salariés, et le guide précise que le prestataire qui exerce seul, en indépendant, démontre sa propre démarche de formation continue. L’indicateur 27 impose, en cas de sous-traitance ou de portage salarial, de montrer comment l’organisme vérifie que le sous-traitant ou le salarié porté respecte le référentiel.

Pour ces trois indicateurs, le non-respect, même partiel, est une non-conformité majeure.

3Comment faire

1. Définir les compétences requises pour chaque formation avant de chercher le formateur : diplôme, expérience professionnelle, habilitation éventuelle, expérience pédagogique.
2. Constituer un dossier par formateur : curriculum vitae daté, copies des diplômes, certifications et habilitations, attestations d’expérience, et le lien écrit avec les formations qu’il assure.
3. Choisir le statut selon la réalité de la mission : une intervention récurrente et encadrée appelle un contrat de travail, une prestation définie et organisée librement par le formateur, un contrat de prestation.
4. Pour un salarié, déclaration préalable à l’embauche, contrat écrit, bulletin de paie, et, pour un CDD d’usage, un motif conforme à la convention applicable.
5. Pour un indépendant, vérifier son immatriculation et son numéro de déclaration d’activité, ou, s’il s’agit de son premier contrat, obtenir son engagement de se déclarer dans les trois mois (L.6351-1) ; sur le compte personnel de formation, le numéro est exigé avant l’intervention. Signer un contrat de sous-traitance qui décrit la prestation.
6. Pour un contrat d’au moins 5 000 € hors taxe, avec un indépendant ou une entreprise de portage, se faire remettre l’attestation de vigilance Urssaf à la signature puis tous les six mois, et en vérifier l’authenticité (R.8222-1 et D.8222-5). À défaut, l’organisme est solidairement tenu des sommes dues en cas de travail dissimulé (L.8222-2).
7. Pour un agent public, demander la copie de la décision écrite d’autorisation de cumul avant la première intervention.
8. Évaluer chaque formateur : observation en situation, retours des stagiaires, entretien annuel pour les salariés et bilan de prestation pour les indépendants, et conserver la trace de ces évaluations.
9. Organiser la montée en compétences des salariés par le plan de développement des compétences, et vérifier que les compétences des sous-traitants restent à jour au regard des formations confiées.

4Les erreurs fréquentes

• Un curriculum vitae sans justificatifs, ou sans lien avec la formation confiée : la loi demande la relation entre les titres et la prestation, pas seulement les titres.
• Payer un « formateur occasionnel » sur facture, sans contrat de travail ni bulletin de paie : l’assiette forfaitaire suppose le salariat.
• Oublier le compteur des trente jours, et appliquer l’assiette forfaitaire toute l’année au même formateur.
• Enchaîner des CDD d’usage pour les mêmes sessions, chaque année, avec le même formateur.
• Traiter un indépendant comme un salarié : planning imposé, consignes détaillées, intégration à l’équipe, exclusivité.
• Faire intervenir un indépendant non déclaré, en particulier sur une action financée par le compte personnel de formation.
• Recruter un enseignant ou un agent public sans lui demander son autorisation de cumul.
• Ne rien vérifier sur les compétences des indépendants, au motif que l’indicateur 22 vise les salariés : les indicateurs 21 et 27 l’imposent.

5Ce que regarderont l’auditeur, la DREETS ou le financeur

L’auditeur Qualiopi

Il échantillonne des formations et demande, pour chacune, qui l’a assurée, avec quelles compétences, et comment l’organisme les a vérifiées. Il regarde aussi les preuves de développement des compétences des salariés, et les vérifications faites sur les sous-traitants.

Pour un nouvel entrant, l’indicateur 22 est audité à l’audit de surveillance. Ces numéros sont ceux du référentiel applicable aux audits réalisés jusqu’au 31 octobre 2026.

La DREETS

Le service régional de contrôle demande les justificatifs des titres et qualités des formateurs pour les actions contrôlées. À défaut, les actions sont réputées inexécutées et remboursées (L.6362-3), et tout manquement aux articles L.6352-1 à L.6352-4 peut en outre donner lieu, pour des faits postérieurs au 27 juin 2026, à un avertissement ou à une amende administrative (L.6356-1).

L’Urssaf et l’inspection du travail

L’Urssaf vérifie le plafond de trente jours et le calcul des cotisations, et peut réintégrer dans l’assiette les sommes versées à un faux indépendant. Ses inspecteurs, comme l’inspection du travail, constatent le travail dissimulé, et le conseil de prud’hommes statue sur la requalification d’un CDD en CDI ou d’une prestation en contrat de travail.

Le financeur

Les OPCO et la Caisse des dépôts peuvent demander, au titre du contrôle de service fait, tout justificatif de réalisation, y compris l’identité et les qualifications du formateur. Sur le compte personnel de formation, le formateur sous-traitant doit être déclaré avant d’intervenir.

6Questions fréquentes

7Références et date de vérification

1. Code du travail, article L.6352-1 : titres et qualités des personnels d’enseignement et d’encadrement
2. Code du travail, article L.6352-2 : incapacités liées à certaines condamnations pénales
3. Code du travail, article L.6356-1 : avertissement et amende administrative (créé par la loi du 25 juin 2026)
4. Code du travail, article L.6362-3 : actions réputées inexécutées (dans sa rédaction du 27 juin 2026)
5. Code du travail, articles L.1242-2 et D.1242-1 : contrat à durée déterminée d’usage (secteur de l’enseignement)
6. Convention collective nationale des organismes de formation du 10 juin 1988 (IDCC 1516), articles 5.4.3 et 5.4.4 (pour les organismes qui en relèvent)
7. Arrêté du 28 décembre 1987 portant fixation de l’assiette forfaitaire des cotisations sociales dues pour les formateurs occasionnels
8. Code du travail, articles L.8221-6, L.8261-1 et L.8261-2 : présomption de non-salariat et durée maximale en cas de cumul d’emplois
9. Code du travail, articles L.8222-1, L.8222-2, R.8222-1 et D.8222-5 : obligation de vigilance du donneur d’ordre (contrats d’au moins 5 000 € hors taxe)
10. Code du travail, articles L.1254-1 à L.1254-4 : portage salarial
11. Code général de la fonction publique, articles L.123-7, R.123-7 et R.123-8 : activités accessoires des agents publics
12. Ministère du Travail, DGEFP, Guide de lecture du référentiel national qualité, version 9, 8 janvier 2024 (indicateurs 21, 22 et 27, et glossaire de l’indicateur 18)

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